Outil d'Onboarding Automatisé

Génération automatique de fiches d'accueil PDF à partir d'Excel via VBA et Python

Contexte

À l’École Nationale des Greffes, l’arrivée de nouveaux agents nécessitait la création manuelle et répétitive de fiches d’accueil (identifiants, équipements, procédures). Ce processus chronophage était source d’erreurs et manquait de traçabilité.

Objectif du projet

Développer un outil permettant de générer automatiquement une fiche d’accueil PDF personnalisée pour chaque nouvel agent, à partir d’un simple bouton dans un fichier Excel.

Outils utilisés

Excel, VBA, Python (openpyxl, reportlab)

Démarche et mise en œuvre

  • Conception d’un fichier Excel de saisie centralisant les informations du nouvel agent (nom, service, matériel attribué, comptes à créer)
  • Développement d’une macro VBA déclenchée par un bouton, appelant un script Python en arrière-plan
  • Écriture du script Python avec openpyxl pour lire les données Excel
  • Génération de la fiche d’accueil au format PDF avec reportlab, incluant mise en page et éléments graphiques
  • Résolution des problèmes de configuration : gestion du PATH système pour l’appel Python depuis VBA, dépendances des modules
  • Tests sur plusieurs postes pour garantir la portabilité de l’outil

Résultats et livrables

  • Outil opérationnel réduisant le temps de création d’une fiche d’accueil de plusieurs dizaines de minutes à quelques secondes
  • Réduction des erreurs de saisie grâce à la centralisation des données
  • Documentation d’installation et d’utilisation pour les autres membres de l’équipe

Compétences mobilisées

  • C1 : Fournir les services liés au SI (automatisation d’un processus métier)
  • C2 : Collaborer avec les acteurs (outil destiné à être utilisé par toute l’équipe support)
  • C3 : Veille technologique (choix des bibliothèques Python adaptées à la génération de documents)

Retour d’expérience

Ce projet m’a permis de développer une solution pont entre un outil bureautique classique (Excel/VBA) et un langage de script plus puissant (Python), une approche pragmatique pour moderniser un processus existant sans bouleverser les habitudes des utilisateurs.

La principale difficulté a été la gestion des chemins et dépendances entre VBA et l’environnement Python, nécessitant une bonne compréhension du fonctionnement du PATH système Windows.